Doorontwikkelen en digitaliseren van processen

In 2021 hebben we verschillende punten van de uitvoeringsagenda afgerond. Zo zijn verschillende e-diensten gerealiseerd, zoals wijziging naamsgebruik, vermissing reisdocument, registreren geheimhouding, aanvraag uittreksel BRP en verhuisaangifte. Het kanaal WhatsApp is weer beschikbaar. Verder zijn er voorbereidingen getroffen om in 2022 te starten met een proef op beeldbellen, Teletolk (bellen of gebeld worden voor doven of slechthorenden, met  gebruik van gebaren, tekst of spraak) en een fysiek servicepunt. Daarnaast hebben we een dashboard ontwikkeld dat de dienstverleningscijfers laat zien.

In 2021 is een aantal klanttevredenheidsonderzoeken (KTO’s) over telefonie uitgevoerd. De ondervraagde mensen gaven aan dat zij vriendelijk en snel werden geholpen. Als verbeterpunt gaven zij beter/meer doorvragen aan.  
Ook is in 2021 een KTO uitgevoerd over Meldingen Openbare Ruimte, waarbij 60% van de ondervraagde mensen tevreden was over de snelheid waarmee de melding is afgehandeld. Een belangrijk punt om op te letten vanuit  het KTO is het belang van een reactie over wat gebeurd is met de melding.

Eind 2021 zijn we gestart met onderzoek naar de mogelijkheden en wettelijke vereisten voor een tweetalige website. Hierbij nemen we als gemeente de Europese verordening ‘Single Digital Gateway’ (SDG) mee. De SDG bepaalt dat alle gemeenten in Nederland vanaf december 2022 informatie over een aantal producten en diensten beschikbaar moeten stellen in twee talen, te weten Engels en Nederlands, via een centraal georganiseerd platform. Zaanstad trekt hierin op met de VNG.

In 2021 werkten we verder aan de voorbereiding van de implementatie van de Ow en de Wkb zodat onze systemen, processen en dienstverlening hierop op tijd zijn aangepast. Dit vraagt ook in 2022 de nodige inzet van de hele gemeentelijke keten van omgevingsplannen tot aan vergunningverlening, toezicht en handhaving. In 2022 weten we wanneer de Ow en de Wkb definitief in werking treden.

Bij inwerkingtreding van de Omgevingswet moeten we alle aanvragen in principe via de reguliere procedure binnen 8 weken afhandelen. Daarbij hoort ook het maken van een integrale afweging met het uitgangspunt: ‘Hoe kunnen we dit initiatief mogelijk maken?’ De Omgevingstafel stimuleert als vooroverleg goede afstemming vooraf (participatie) en biedt ruimte om knelpunten vooraf op te lossen. Ook kunnen we de benodigde onderzoeken vooraf uitvoeren. Binnen het proces van de Omgevingstafel vindt overleg plaats met bestuurlijke partners, ketenpartners en belanghebbenden. Met de uitkomst van de Omgevingstafel kan de initiatiefnemer een vergunning aanvragen. Er is dan sprake van een vergunbare aanvraag. In 2021 is proefgedraaid met deze Omgevingstafels. Op basis van tussentijdse evaluaties is het proces van de Omgevingstafel aangescherpt. Ook in 2022 vindt dit plaats.

Deze landelijke voorziening DSO was en is nog steeds niet volledig gerealiseerd en daardoor was aansluiting in 2021 voor Zaanstad niet volledig mogelijk. Wel heeft  Zaanstad de benodigde systemen verworven om hierop aan te sluiten. In 2021 hebben we onder andere ingezet op de inrichting van het VTH-systeem voor het kunnen afhandelen en vastleggen van vooroverleggen, vergunningszaken en toezicht- en handhavingszaken. Daarnaast hebben we het nieuwe systeem voor het omgevingsplan gerealiseerd, inclusief het benodigde systeem om de ondersteunende vragenbomen in het omgevingsloket te kunnen  maken.

Op de gemeentelijke website is daarnaast een wegwijzer beschikbaar voor omgevingsinitiatieven. Alle informatie is gecontroleerd op leesbaarheid en de slimme wegwijzer verwijst de inwoner direct naar een snelservice-aanvraag, een reguliere aanvraag of een vooroverleg. Hierdoor komen aanvragen sneller op de juiste plek terecht. We passen deze wegwijzer nog aan op de Ow en Wkb zodat een initiatiefnemer snel weet welke stappen hij of zij moet nemen.