Bedrijfsvoering

Visie

Wij willen de organisatie toekomstbestendig maken zodat de organisatie mee kan in de schaalsprong van de stad. De investeringen in de organisatie uit het coalitieakkoord ondersteunen hierin. De ontwikkeling van onze bedrijfsvoering is een randvoorwaarde voor het realiseren van de maatschappelijke opgaven van de stad, onze dienstverleningen tegelijk te voldoen aan alle wet- en regelgeving. Wij willen als organisatie beter  worden door slimmer gebruik te maken van data, ons werk op een Agile manier continu kort cyclisch te verbeteren. Daarbij is het belangrijk om goede medewerkers aan te trekken en te behouden die helpen bij de juiste aanpak en oplossingen door actief de verbinding te maken met de stad. Waarbij van ons mag worden verwacht dat wij als overheid betrouwbaar zijn in ons handelen en als gemeente een voorbeeld willen zijn voor anderen door maatschappelijk verantwoord te werken.
Wij zijn ambitieus en ondernemend. Dat past bij Zaanstad. Tegelijk moeten we ook realistisch zijn. De doelstellingen in deze paragraaf geven richting voor een duurzame ontwikkeling van de organisatie.  

Speerpunten

Doel 1: De organisatie ontwikkelt zich om de (strategische) opgaven van de stad integraal te kunnen (blijven) adresseren

De complexe en grote opgaven van de stad vragen om een ambtelijke organisatie met aanpassingsvermogen. Wij ontwikkelen ons in de komende jaren verder op de volgende onderwerpen:

• medewerkers leren van elkaar en leren door terug te kijken naar hun proces en resultaat;
• collega’s uit verschillende vakgebieden werken samen aan de opgaven;
• managers versterken het sturend vermogen en vertalen sturen naar daden;
• alle medewerkers zijn zich bewust van het politiek proces.

Vanaf de zomer van 2021 is vanuit het topmanagement stevig ingezet op integraal leiding en sturing geven aan organisatieontwikkeling. Dat proces begon met het (hernieuwd) vaststellen van de missie, de visie en de strategie. De kern hiervan is het richten van de organisatie op onze opgaven en het maken van ruimte om dat mogelijk te maken. Dat vraagt collectief leiderschap van onze managers om te laten zien wat voor organisatie wij willen zijn: flexibel, vitaal, divers & inclusief, werkend vanuit talent. Het management is aan de slag met wat nodig is om dit te realiseren. Dit deel bevat vijf thema’s:

1. een scherper beeld van de opgaven in de stad en hoe daaraan bij te dragen,
2. gedeeld en persoonlijk leiderschap,
3. kaders, condities & inrichting,
4. taken, bevoegdheden & verantwoordelijkheden om hier slagkracht in te krijgen en
5. communicatie & participatie om deze beweging te verbreden.

In 2021 is in de organisatie op veel plekken verder ontzettend hard gewerkt om te leren integraal samen te werken. Wij zien dat dit een ontwikkeling is die met vallen en opstaan gaat, daar moeten we reëel in zijn. Tegelijkertijd boeken we  interessante resultaten waar we mee verder kunnen. Denk dan aan de verschillende maatschappelijke en ruimtelijke ketensamenwerkingen, zoals integrale teams in de pilot Gebiedsgericht samenwerken en sessies over de Zuiddijk, en het proces om te komen tot een omgevingsvergunning met de aanvrager aan tafel. In die trajecten is leren in het werk een belangrijk onderdeel. Dat betekent dat we na afloop van bijeenkomsten stilstaan bij hoe het is gegaan, wat goed ging en wat beter kan.

In 2021 zijn ook verschillende trainingen voor zowel leidinggevenden als niet-leidinggevenden in de vorm van leerlijnen gestart die aan deze beweging een bijdrage moeten leveren.. De toenmalige directie heeft die leerlijnen in mei 2021 stopgezet. Dat had verschillende redenen. Zo sloten de trainingen onvoldoende aan op de vraag van de medewerkers, was het doel niet helder en kostte het (te) veel tijd tijdens de coronacrisis. Het effect van de trainingen was vervolgens laag en de kosten te hoog. In 2022 worden de leerlijnen op een andere en betere manier opgezet, zodat zet een positieve bijdrage kunnen leveren aan het leer- en ontwikkelklimaat van integraal werken in onze organisatie.

Doel 2: De organisatie van Zaanstad zoekt actief het contact met de stad

De organisatie zoekt in het werk steeds meer de verbinding met inwoners en partners: voor burger- en/of overheidsparticipatie, dienstverlening en juridische procedures. Dat doen we zowel in persoonlijk contact (offline) als via digitale kanalen (online).
Als stad staan we voor grote en complexe opgaven waarin een veelheid aan belangen spelen . Als organisatie moeten wij in staat zijn die belangen te zien en te helpen met het afwegen van die belangen. Dat gaat soms goed en soms ook niet. We blijven ons inzetten om te leren van fouten en het in het vervolg beter te doen. We doen er alles aan om iedereen te horen en er samen uit te komen. In enkele gevallen echter escaleert een conflict zodanig dat de enige weg die overblijft de weg naar de rechter is.  

We zijn een overheidsorganisatie en daar horen bepaalde regels bij. We kunnen in de wijze waarop we regels naleven en toelichten aan onze inwoners wel het verschil maken.

In 2021 hebben we via drie sporen gewerkt aan de uitvoering van de bestuursopdracht Zaans Samenspel:

1. van de stad en voor de stad (Ontwikkelen grondhouding is onderdeel van organisatie- ontwikkeling. Participatie en werken vanuit partnerschap geven we verder vorm binnen openbare ruimte en de omgevingswet);
2. samen met de raad (samenspel tussen ambtelijke organisatie, college en raad heeft plek in programma 7);
3. we komen er samen uit (grondhouding, leren van en voorkomen van klachten, bezwaren en procedures).

Spoor 1: ‘Van de stad en voor de stad’: participatie en werken in partnerschap
Bij de projecten in de openbare ruimte hebben we de vaardigheden bij omgevingsmanagement  ontwikkeld, de bewonersparticipatie verbeterd en de communicatie bij vervangingsprojecten verbeterd door inwoners goed te informeren en feedback op te halen. Een aantal buurten hebben we samen met bewoners heringericht. Wijkmanagers en gebiedsmanagers zijn aangesteld om de relatie tussen de bewoners en de gemeente te versterken.

Bij alle vervangingsprojecten in de openbare ruimte richten we ons op het betrekken van bewoners en andere belanghebbenden bij de planvorming. Hier beginnen we al vroeg mee: bij de start van een project vragen we de buurt welke aandachtspunten zij hebben. Zo kunnen we daar zoveel mogelijk op inspelen. Vóór corona organiseerden we  vooral bewonersavonden.  Nu organiseren we de inspraak veelal via een digitaal medium.

Op de website buitengewoon.zaanstad.nl geven we informatie over hoe betrokkenen kunnen reageren op de plannen van de gemeente. Ook verbeteren we de communicatie met bewoners tijdens de uitvoeringsfase door de inzet van zogenaamde ‘bouwapps’.

Een voorbeeld waarbij we interactief met bewoners de planvorming hebben gedaan, is de herinrichting van de openbare ruimte van de Indische buurt in Wormerveer. Met bewoners spraken we intensief over de herinrichtingsopgave. Bewoners konden aangeven wat er in hun directe woonomgeving veranderen moest. Ook hebben bewoners de aanbesteding mede beoordeeld op de aspecten communicatie en aanspreekbaarheid voor de buurt.

Een ander voorbeeld is de herinrichting van de Kleurenbuurt in Zaandam. Deze is meteen ook  aanleiding is om de sociale cohesie in de buurt te versterken. Dit heeft inmiddels geleid tot de aanleg van een moestuin in de openbare ruimte voor de bewoners.

Om de relatie tussen de bewoners en de gemeente te versterken zijn wijkmanagers en gebiedsmanagers aangesteld. Wijkmanagers vormen een belangrijke verbinding tussen de bewoners en de gemeente over allerlei onderwerpen. Gebiedsmanagers verbinden signalen en initiatieven vanuit de wijk met de werkzaamheden die de gemeente in een bepaald gebied uitvoert.

De informatieverstrekking aan bewoners, bedrijven en belangenorganisaties hebben we de afgelopen jaren verbeterd. We zetten steeds meer in op vroegtijdige communicatie over nieuwe ontwikkelingen. Zo hebben we regelmatig overleg met belangengroeperingen over nieuw beleid, beheer en onderhoud. Een voorbeeld daarvan is ons maandelijkse overleg met GroenZaans.

We maakten bijvoorbeeld filmpjes over het bomenbeleidsplan. Ook bieden we meer informatie op de website buitengewoon.zaanstad.nl. Je vindt er  informatie terug over:

• nieuw gemeentelijk beleid (zoals het bomenbeleidsplan en klimaatadaptatie),  
• de kapvergunningen die verstrekt worden door de gemeente,
• het investeringsprogramma van de gemeente,
• de projecten die de gemeenten uitvoert,
• een toelichting op het wijkonderhoud door de gemeente.

Het bewustzijn en de urgentie voor partnerschap bij gebiedsontwikkeling  is zeker toegenomen het afgelopen jaar, maar hier vorm aan geven blijft soms moeilijk. Er zijn veel projecten waar het goed gaat, maar er zijn ook projecten waar het mis ging, waar huidige bewoners hun belangen niet voldoende gehoord voelden tegenover toekomstige bewoners, zoals we onlangs bij de Peperstraat hebben ervaren. Door dit te onderzoeken, te bespreken en te evalueren blijven we leren. Bij de meeste projecten maken we vooraf een uitgebreide stakeholdersanalyse om de belangen van betrokkenen in kaart te brengen. Bij de locatiekeuze van de school in de Kogerveldwijk hebben we de geleerde lessen van de Toermalijn ter harte genomen. Na reacties uit de wijk zijn we afgeweken van de oorspronkelijk bedachte locatie en werken we nu  aan een alternatief. Het vraagstuk ‘partnerschap in gebiedsontwikkeling’ zal de komende jaren met de toenemende binnenstedelijke verdichting veel aandacht blijven vragen.

Spoor 2 lichten we toe in programma 7.

Spoor 3:   ‘We komen er samen uit’: open houding leren en voorkomen van klachten, bezwaren en juridische procedures
We hebben aandacht voor omgangsvormen. Hoffelijkheid staat voorop in ons contact met onze inwoners. Dat verwachten we ook van onze inwoners in hun contacten met onze medewerkers. Medewerkers hebben in 2021 een training effectief communiceren gevolgd en een training in het schrijven van brieven in begrijpelijke taal (B1 niveau).

We analyseren klachten en bezwaren, zodat we weten waar inwoners het meeste last van hebben en wat we kunnen verbeteren. Als inwoners bezwaar maken, proberen we waar mogelijk in gesprek met de bezwaarmaker eruit te komen, zodat het bezwaarschrift van tafel gaat. Waar nodig voeren we het gesprek onder begeleiding van een interne mediator.

We onderzoeken hoe we voordat besluitvorming plaatsvindt, beter en tijdiger contact kunnen hebben om het indienen van bezwaarschriften te voorkomen. Bijvoorbeeld door te bellen bij besluiten die voor inwoners negatieve gevolgen hebben. Waar nodig verbeteren we de kwaliteit van deze contactmomenten en leggen deze vast in processen.

Een ‘dwarskijkteam’ pakt zaken op die dreigen te escaleren. Daarbij zetten ze onder andere interne mediators in om escalatie te voorkomen.

We zetten onze interne mediators steeds meer bij de eerste gesprekken met inwoners in. Dit kan over heel verschillende onderwerpen gaan. Zo zetten we interne mediators in als onafhankelijk gespreksleider bij bewonersavonden. Hij of zij  zorgt ervoor dat alle belangen op tafel komen en heeft aandacht voor de emoties. De eerste resultaten met deze aanpak zijn positief. Het is voor inwoners nu duidelijker wie vanuit de gemeente welke rol heeft tijdens de bewonersavond. We geven aandacht aan heldere informatie over besluitvormingsprocessen. De inwoners geven aan zich gehoord te voelen.

Doel 3: De organisatie van Zaanstad stuurt op betrouwbaarheid van haar handelen

Natuurlijk moeten we ons houden aan wetten en regels. We kijken bij lastige keuzes naar kansen en risico’s. Bij besluiten laten we duidelijk zien hoe we daar gekomen zijn. En we kijken goed naar de gevolgen van besluiten.

Continue verbeteren informatiebeveiliging en privacy
In 2021 hebben we de stand van informatiebeveiliging en privacy weer gemeten. Hieruit kwamen  verbeteracties voort.  Een uitgebreidere beschrijving hiervan staat in het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming en de Chief Information Security Officer  (waaronder ENSIA). Ook zien we toe op de implementatie van de Wet politiegegevens.

Aandacht voor bewustwording
Los van technische maatregelen zijn er in 2021 acties geweest om de bewustwording van medewerkers te verhogen rond veilig omgaan met gegevens. Zo hebben we medewerkers  door trainingen, uitleg in werkoverleggen en phishingacties bewust gemaakt van de risico’s van hun handelen.

Rechtmatigheidsverantwoording
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een jaar uitgesteld. De ingangsdatum wordt boekjaar 2022. Vanaf dat moment  legt het college zelf verantwoording af over de financiële rechtmatigheid in de jaarstukken.

Het college ondertekent deze nieuwe rechtmatigheidsverantwoording en bespreekt die met de raad. We nemen de verantwoording op in de jaarrekening. Het sluit aan bij onze ambitie om een transparant bestuur te zijn. Onze organisatie treedt bekwaam, efficiënt en daadkrachtig op en legt verantwoording af over de beheersing van de interne processen.
In 2021 zijn de noodzakelijke procesaanpassingen hier op gedaan. In programma 7 gaan we verder in op de beheersing van de interne processen.

Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) gaat over toegankelijkheid van overheidsinformatie. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet vervangt op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). In een uitvoeringstoets hebben wij in kaart gebracht waar we onze dienstverlening, processen en systemen op deze wet moeten aanpassen. Deze toets hebben we  in 2021 met een raadsinformatiebrief aan de raad aangeboden. De wet treedt op 1 mei 2022 in werking.

Doel 4: De organisatie van Zaanstad heeft een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering

Wij willen door onze bedrijfsvoering maatschappelijk impact maken en zelf doen wat wij van onze inwoners en ondernemers vragen als het gaat om duurzaamheid en goed werkgeverschap. Daarmee kan Zaanstad een voorbeeldfunctie vervullen.
Een maatschappelijke verantwoorde bedrijfsvoering gaat over twee onderwerpen:

1. de gemeente in de rol van opdrachtgever met ambities voor maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI);
2. het betrekken van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, waarbij de gemeente als grote werkgever optreedt. In het onderdeel Mensen en middelen (verderop in deze paragraaf) geven we hier een toelichting op.

Bij vrijwel elke Europese inkoopopdracht krijgen de ambities over sociaal en duurzaam inkopen een plek. Ook is er in 2021 een communicatieactieplan Duurzaam inkopen vastgesteld, waarbij we ons inzetten om  binnen de hele organisatie meer bewustzijn, draagvlak en commitment  te verkrijgen op het gebied van duurzaam inkopen door onder andere kennisdeling en - ontwikkeling.

Door corona en het nieuwe werken is het huidige multiservicecontract nog niet opnieuw aanbesteed maar verlengd tot 2023; er is n nog geen resultaat geboekt. Wel is -  specifiek voor dit contract - naar mogelijkheden gezocht om de sociale en milieuaspecten zo goedmogelijk mee te nemen. Zo heeft de gemeente in samenwerking met Werkom Social Return on Investment (SROI) hierin meegenomen. Ook is door het ondertekenen van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag de ambitie uitgesproken om bij het inkopen van typische facilitaire diensten zoals catering,  schoonmaak en beveiliging specifiek rekening te houden met de arbeidsomstandigheden.

In april 2021 is een nieuwe raamovereenkomst voor de levering van verkeersborden afgesloten. We zetten in op 80% tweedehands borden en 20% biobased borden (gemaakt van biogrondstoffen zoals suikerriet).

Ook binnen het Maatschappelijk domein wil Zaanstad in het kader van de ondertekende Green Deal Zorg inzetten op kennisdeling en inspiratiesessies met én voor zorginstellingen voor verduurzaming van de zorgsector.

Verder staan alle aanbestedingen die vanaf 1 februari 2020 op Tenderned zijn gepubliceerd, in een centrale database. Dit geeft inzicht in hoe deze scoren op het gebied van MVI.  Tot slot kijkt de gemeente niet alleen naar duurzame producten en diensten maar ook naar maatschappelijk verantwoord ondernemen met regionale partners.

Ook heeft de gemeente aandacht voor de lokale ondernemers. We ontwikkelen de bijeenkomsten voor ondernemers verder door,  zoals online bijeenkomsten en webinars. Verder heeft de gemeente in 2021 een film en een infographic ontwikkeld om het aanbestedingsbeleid nader toe te lichten (zie ook website van de gemeente). Ook vulden we een pagina over dit onderwerp in het ondernemersmagzine  Zaanbusiness.  Bij de sector Grond-, weg- en waterbouw kunnen lokale bedrijven zich doorlopend aanmelden voor groslijsten. In 2021 hebben we  het selectiebeleid voor deze groslijsten aangepast, waarbij we rekeninghouden met het MKB n  Zaanstreek-Waterland.

Medewerkerbetrokkenheidsonderzoek
In september 2020 deden we onderzoek naar de  betrokkenheid van medewerkers onderzocht.  Eind 2020 en begin 2021 zijn de teams aan de slag gegaan met de resultaten uit dit onderzoek. Ruim 80% van de afdelingen heeft opvolging gegeven aan de resultaten in de vorm van teamsessies, actie-, jaar- dan wel verbeterplannen.

Programma vitaliteit
De verzuimtraining zit in het onboarding programma voor nieuwe leidinggevenden. Zij krijgen dit regelmatig aangeboden. Alle leidinggevenden kunnen deelnemen aan de training en gebruikmaken van intervisie met een verzuimadviseur.
De medewerkers kregen de  workshops Energiek werken in het eerste half jaar drie keer aangeboden.  Er waren zo weinig inschrijvingen, dat we besloten de training in het najaar niet meer te organiseren.

Doel 5: De organisatie van Zaanstad werkt aan haar voorbeeldrol als inclusieve organisatie. Wij investeren in diversiteit voor betere oplossingen bij maatschappelijke vraagstukken

Wij willen een organisatie zijn met een open en waarderende cultuur waarin de stad zich kan herkennen. De kracht van onze organisatie zit in het bij elkaar brengen en waarderen van verschil. En in het omarmen van diversiteit in mensen en denken. We begrijpen zo de vraagstukken van inwoners en ondernemers beter. We komen tot oplossingen met draagvlak in de stad. Naast de maatschappelijke vraagstukken geldt dit ook voor de medewerkers die zichtbaar in de wijken werken en werken in onze dienstverlenende processen.
Samen met ambassadeurs uit de organisatie blijven wij werken aan de verdere bewustwording over (het belang van) inclusiviteit.
In 2021 hielden we twee  ambassadeursbijeenkomsten en vier rondetafelbijeenkomsten (waarvan één in de Week van de diversiteit). Door berichten op ZaanL!nk te plaatsen vroegen we aandacht voor  diversiteit en inclusie.
Daarnaast is in oktober extra aandacht geweest voor dit onderwerp in de Week van Diversiteit onder meer met filmpjes en berichten op ZaanL!nk. Maar ook met een lezing (van Sinan Çankaya) en met een paneldiscussie over inclusief taalgebruik. De panelleden waren collega’s die veel van taal weten. Deze paneldiscussie was de start van een interne discussie over inclusief taalgebruik.

In 2021 is, met de komst van een nieuwe programmamanager, het programma verder gestroomlijnd en hebben we  doelen en ambities geconcretiseerd.

Samenwerking met het team Kansenongelijkheid en met de relatiemanager Multicultureel samenleven heeft de opgaven voor de organisatie en de stad bij elkaar gebracht. In verschillende rondetafelgesprekken kwamen  thema’s als institutioneel racisme, kansenongelijkheid, micro-agressie en privileges aan de orde.

In juni was er een ketikoti-dialoog , waarin mensen van zeer diverse geledingen uit de stad en uit de organisatie met elkaar in gesprek gingen over gelijkwaardigheid en het omarmen van verschil.

Doel 6: De organisatie van Zaanstad benut de mogelijkheden van data gestuurd werken

Wij hebben inmiddels de ervaring opgedaan dat slim omgaan met gegevens en informatie leidt tot een gerichtere aanpak en betere resultaten voor inwoners. De mogelijkheden van ‘datagestuurd’ werken zijn enorm. Denk aan schonere straten, veiliger buurten en betere voorzieningen. Maar hoe benut je die mogelijkheden en kom je daadwerkelijk tot de betere resultaten op basis van data? In Zaanstad werken we met veel ambitie aan een concrete resultaten om betere keuzes te kunnen maken. De benodigde expertise en systemen zijn grotendeels aanwezig: het draait nu vooral om de cultuurverandering om beschikbare data veel beter te benutten.
In 2021 hebben we het volgende bereikt:

• We hebben de data labs Bewindvoering en Gezondheid Poelenburg/Peldersveld afgerond. Twee data labs lopen nog door in 2022, te weten Huiselijk geweld en Kwetsbare burgers.
• We hebben verbeteringen gerealiseerd in de informatieketens Wmo, jeugd en participatie in het maatschappelijk domein, zoals het verminderen van antidateren, het valideren van data, het ontwikkelen van dashboards en het versterken van de besturing. Hierdoor is er een steeds beter actueel cliëntenbestand en zijn financiële variaties verminderd en data is betrouwbaarder.
• We hebben gezamenlijk verbeteringen doorgevoerd in de informatieketen inkoop (zoals actualiseren inkoopbeleid, opbouwen datafundament, opstellen van een administratieprotocol en inkoopprocedure in de robuuste bronapplicatie) en in de informatieketen vergunningen, toezicht en handhaving, waar gestart is met het versterken van de besturing.
• Het datapakhuis 2.0 hebben we afgerond, waarbij alle datasets aan de bron zijn ontsloten en gepseudonimiseerd. Het proces van (de)pseudonimiseren is vastgesteld door het college en werkt in de praktijk.
• De datageletterdheid van de organisatie is vergroot door het houden van inspiratiesessies, trainingen en workshops in de Data Academy.