Bedrijfsvoering

Capaciteitsbudget
Het capaciteitsbudget bestaat uit drie onderdelen: de salariskosten personeel, de inhuur bij ziekte/vacatures en de inhuur flexibele schil. Dit zijn communicerende vaten, d.w.z. dat salariskosten omgezet kunnen worden naar inhuurbudget en andersom. Uitgangspunt hierbij is dat het totale budget niet overschreden wordt. Dit totale budget kan wel af en toe worden opgehoogd, mits de toename van het capaciteitsbudget wordt gedekt door de inzet van materiële budgetten dan wel additionele baten (rijksbijdragen, projectgelden, subsidies en overige baten).

Onderschrijding capaciteitsbudget is € 0,4 mln.
Op basis van de narap is het beeld vrijwel hetzelfde gebleven. Van het capaciteitsbudget is ca. € 0,4 mln. (minder dan 0,5%) minder besteed dan bij de Najaarsrapportage 2021 is begroot. De verschillen binnen het capaciteitsbudget zijn hieronder toegelicht. We zien een aantal kleine onderschrijdingen bij:

Bij de afdeling Projectmanagement is dit te verklaren door vertraging van projecten zoals Catharinatoren, Tijdgeest en de Aris van Broekweg. Daarbij kostte het voor een aantal projecten moeite om de personele capaciteit aan te trekken, waardoor voortgang niet gemaakt kon worden. Binnen de afdeling Grondzaken was inhuur geraamd voor de ondersteuning van diverse gebiedsontwikkelingen. De planningen die ten grondslag liggen aan de gebiedsontwikkelingen waren echter nog niet dusdanig scherp dat precies kon worden ingeschat hoeveel externe inhuur noodzakelijk zou zijn. In 2021 is daarom uiteindelijk minder ingehuurd dan geraamd. Met de verdere implementatie van het planbureau in 2022 zullen de ramingen beter gaan aansluiten bij de realisatie van de inhuur.

Daarnaast zien we op de afdelingen Relatie- en Wijkmanagement en de afdeling Naleving een voordeel. Dit is deels te verklaren doordat TOZO werkzaamheden niet zijn uitgevoerd in 2021 en worden doorgeschoven naar 2022.

Verschil realisatie salariskosten 2020 en 2021
Het verschil in salariskosten tussen de realisatie 2020 en 2021 (€ 6,9 mln.) valt o.a. te verklaren door een toename van de bezetting, een stijging in de kosten van de pensioenen en sociale lasten, de nieuwe CAO 2021-2022 en de eenmalige uitkering als blijk van waardering. Deze laatste twee punten worden toegelicht onder het kopje “Overige ontwikkeling op het gebied van personeel en arbeid”.

Tabel inhuurkosten:

Toelichting inhuur externe expertise
De inhuurkosten van de gemeente bestaan naast de inhuurkosten van het capaciteitsbudget (zie toelichting capaciteitsbudget) uit inhuur m.b.t. externe expertise. Het gaat hier om tijdelijke inhuur van experts voor werkzaamheden waarvoor specifieke kennis vereist is of waarbij juist het netwerk van een externe medewerker (doordat hij in meerdere organisaties werkt) in het voordeel van Zaanstad is. Dekking voor deze inhuur wordt gevonden in andere bronnen, zoals projectgelden of subsidies.  

De tabel laat zien dat er aan externe expertise voor ca. € 0,3 mln. minder is besteed dan eerder is ingeschat. Dit voordeel wordt grotendeels veroorzaakt door een verminderde benodigde inzet dan van te voren werd ingeschat bij de afdeling Openbare orde en veiligheid. Het gaat hierbij om inzet ten behoeve van coronamaatregelen en beleid rondom corona. Dit voordeel vloeit terug naar de coronareserve.

Tabel externe inhuur in percentages

Inhuurkosten (2020 versus 2021)
De totale inhuurkosten zijn 19,8% van de totale salarisbegroting. Dit is hoger dan 2020. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de extra benodigde capaciteit in verband met de huidige corona pandemie en een grotere noodzaak om in te huren bij (langdurige) ziekte.

Wij zijn met de totale inhuurkosten ten opzichte van de totale salariskosten in 2021 onder het  percentage van de benchmark (20%) van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2020 gebleven.

Inhuur als percentage van de totale bezetting in fte (2020 versus 2021)
Het inhuurpercentage is in 2021 gestegen naar 17,0% van de totale bezetting in fte. Eind 2020 was het inhuurpercentage 15,5%. De inhuur is gestegen met ca. 33 fte. Die extra inzet was om een aantal redenen noodzakelijk.

Zo was er meer langdurig verzuim, waarbij externe inhuur is ingezet om de werkzaamheden (tijdelijk) op te vangen. Ook merken we een toenemende krapte op de arbeidsmarkt. Het lukt daarom niet altijd voor alle functies tijdig een geschikte kandidaat te vinden. Dit vangen we tijdelijk op door in te huren.

Daarnaast zien we ook dat er wordt ingehuurd voor regionale projecten, waarbij de inhuur geplaatst wordt bij Zaanstad. Een voorbeeld hiervan is project AVANT. Dit betekent overigens niet dat Zaanstad ook altijd de volledige kosten draagt. De kosten worden in deze situaties vaak gedeeld met andere partijen (zoals andere gemeenten).

Tot slot is er ook meer ingehuurd om (tijdelijke) extra werkzaamheden op te vangen, zoals bijvoorbeeld vanwege stedelijke projecten. Een deel van deze extra werkzaamheden zijn corona gerelateerd. Hierbij kan gedacht worden aan extra inzet op handhaving, maar ook aan extra projecten op het gebied van onderwijs en kinderopvang, jongerenwerk en huiselijk geweld.

Tegenover de toename zien we op sommige afdelingen juist een daling van externe inhuur. Bij afdeling Callcenter werd bijvoorbeeld gewerkt met een flexibele schil. Die schil is nu kleiner gemaakt, doordat inhuurkrachten in dienst zijn genomen. Ook op andere plekken is externe inhuur omgezet naar vaste medewerkers.

Personele kengetallen

Tabel kengetallen bezetting en formatie

*) Aantal inwoners per 1 januari 2020: 157.100 en per 2021 (prognose): 158.273 (Zaanstad in Cijfers)

Ontwikkelingen bezetting (najaarsrapportage versus jaarrekening)
Bezetting (aantal daadwerkelijke medewerkers omgerekend naar fte (36 uur)): +15 fte.

Er zijn na de najaarsrapportage op veel verschillende plekken in de organisatie vacatures vervuld. Ook zijn er medewerkers vertrokken. Per saldo is de bezetting gestegen met ca. 15 fte.

De toename van de bezetting komt voornamelijk voort uit het vervullen van reguliere vacatures die ontstaan zijn door vertrek of doorstroom van medewerkers. Op een aantal plekken betreft het vacatures die wat langer open stonden en waarvoor tijdelijk werd ingehuurd. Die inhuur is nu beëindigd. Op veel afdelingen in de organisatie zien we kleine uitbreidingen. Bij afdeling Callcenter is bewust de flexibele schil kleiner gemaakt, door medewerkers in vaste dienst aan te nemen.

De organisatie blijft slank, afgezet tegen de groeiende omvang van de stad en de toenemende complexiteit van de opgaven. De werkelijke bezetting per 1.000 inwoners ligt in Zaanstad met 7,73 lager dan de benchmark van het A&O Fonds voor de 100.000+ gemeenten 2019 (8,0).

In, door- en uitstroom 2021 (2020 versus 2021)

Figuur: Percentage in-, door- en uitstroom 2021

Deze staafgrafiek toont het percentage in-, door- en uitstroom in 2020 en 2021, afgezet tegen de benchmark van het A&O fonds 2020.

In 2021 zijn er in totaal 197 medewerkers ingestroomd (17,5%). Dit is hoger dan de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2020: 13,0%. In 2020 was dit bij Zaanstad 13,6%.

Daarnaast zijn er in 2021 102 medewerkers doorgestroomd (7,9%). De doorstroom bij Zaanstad ligt net iets boven de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2020 (7,1%). Net als vorig jaar zien we medewerkers doorstromen naar hogere functies, naar functies van gelijk niveau en naar lagere functies. In het kader van duurzame inzetbaarheid is dit een positieve ontwikkeling. In 2020 was het doorstroompercentage bij Zaanstad 7,2%.

In 2021 zijn er in totaal 162 medewerkers uitgestroomd (12,6%). Dit is hoger dan de benchmark van het A&O Fonds 100.000+ gemeenten 2020: 8,7%. In 2020 was dit bij Zaanstad 10,3%.

Verzuim (2020 versus 2021)

Figuur: Verzuimpercentage

Deze afbeelding toont het verzuim in Zaanstad in 2021 en de procentuele verdeling naar het aantal dagen verzuim. Over 2021 was het gemiddelde verzuimpercentage 6,1%. Dat is 1,4 procentpunt hoger dan in 2020 (4,7%). In 2020 was het gemiddeld verzuim van de 100.000+ gemeenten 5,2% (A&O Fonds).

Het verzuim was dit jaar hoger dan de twee voorgaande jaren. In de eerste maanden van het jaar was het verzuim nog lager dan de eerste maanden van eerdere jaren. Vanaf april was het verzuim echter hoger en is het daarna steeds boven of op het niveau van eerdere jaren gebleven.

Vooral aan het einde van het jaar, en in november in het bijzonder, zijn er veel ziekmeldingen geweest. Die ontwikkeling is landelijk te zien en heeft voor een deel te maken met de vierde coronagolf. Maar ook uitgestelde zorg in de ziekenhuizen speelt hierbij een rol: eerder uitgestelde medische ingrepen zijn aan het einde van het jaar uitgevoerd, waardoor die medewerkers tijdelijk niet konden werken.

Medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt
Wettelijk gezien is Zaanstad verplicht om omgerekend ca. 33,5 fte (voor 2021) in te vullen met medewerkers met een ziekte of handicap (de zogeheten quotumheffing). Aan die wettelijk verplichting is voldaan met 33,7 fte.

Zaanstad wil een voorbeeldwerkgever zijn als inclusieve organisatie, zoals door de raad vastgesteld in het Koersbesluit Participatie. Dit is breder dan alleen mensen met een ziekte of handicap en richt zich ook op mensen die op een andere manier een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. Het college heeft de ambitie uitgesproken om 5% van het personeelsbestand (omgerekend ca. 61,2 fte in 2021) te reserveren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Ook dit jaar heeft de organisatie zich hard gemaakt om deze doelstelling te behalen. Mede door corona is het net niet gelukt om deze doelstelling te halen. In 2021 is voor 49,8 fte ingevuld door mensen met een afstand door de arbeidsmarkt. Door de coronamaatregelen hebben minder mensen deelgenomen aan ZaanStart en ook bij Garantie Groen was de impact van de coronacrisis te merken. Verder worden er normaal gesproken vanuit Werkom gedurende het groen/piekseizoen extra mensen gedetacheerd naar Zaanstad. Dit jaar lukte het Werkom echter niet om voldoende ‘extra handjes’ te leveren. Hierdoor zijn de cijfers van participatie in de openbare ruimte lager dan vorig jaar.

Boventalligen
Per 31-12-2021 is er één boventallige. Die boventalligheid zal in de loop van 2022 vervallen.

Overige ontwikkeling op het gebied van personeel en arbeid

CAO 2021-2022
Op 27 januari 2022 is de cao Gemeenten 2021-2022 bekrachtigd. Deze cao bevat de volgende afspraken:

Salaris en eenmalige uitkering
De salarissen stijgen per 1 december 2021 met 1,5% en per 1 april 2022 met 2,4%. Hiernaast ontvangen alle medewerkers een corona-onkostenvergoeding van € 300 en een eenmalige uitkering van € 900. De cao bedragen zijn bruto en naar rato van het dienstverband. De uitbetaling vindt plaats nadat de cao definitief is.

Salaris minimaal € 14 per uur
Werkgevers hebben met de vakbonden afgesproken extra te investeren in het inkomen van alle medewerkers in de lagere loonschalen. Daarom krijgt vanaf 1 januari 2022 elke medewerker een salaris van minimaal € 14 per uur. Grofweg heeft de € 14 effect voor de medewerkers in schaal 1 t/m 6, trede 2.

Thuiswerkvergoeding
Medewerkers die volgens afspraak thuis werken, ontvangen in 2022 een vergoeding van € 2 netto per dag. Voor 2023 gaan partijen nieuwe afspraken ontwerpen op basis van de ontwikkeling van het thuiswerken en de wet- en regelgeving daaromheen. Die afspraken worden dan opgenomen in een volgende cao.

Harmonisatie bovenwettelijk verlof
Het bovenwettelijk verlof wordt geharmoniseerd. Er komt een einde aan de verschillen tussen gemeentelijke organisaties en tussen verschillende (groepen) medewerkers. Vanaf 1 januari 2023 heeft elke medewerker 6 bovenwettelijke vakantiedagen per jaar (43,2 uur voor een voltijds dienstverband). De 6 bovenwettelijke vakantiedagen in de CAO komen in de plaats van lokale bovenwettelijke vakantie-uren, lokale feestdagen en lokale vormen van verlof. Lokaal kunnen geen extra bovenwettelijke uren meer worden afgesproken en daarom zijn ze ook geen onderwerp meer voor het lokaal overleg.

Voor medewerkers die nu meer vakantiedagen of ander verlof hebben, is er overgangsrecht afgesproken:

• Medewerkers met meer bovenwettelijk verlof tot 1 januari 2023:
  Bouwen vanaf 1 januari 2023 af naar 6 bovenwettelijke vakantiedagen.
  De afbouw is 1 dag per kalenderjaar.
• Medewerkers met minder bovenwettelijk verlof tot 1 januari 2023:  
  Krijgen per 1 januari 2023 meteen 6 bovenwettelijke vakantiedagen
• Medewerkers die 60 jaar of ouder zijn op 1 januari 2023 én meer dan 6 bovenwettelijke vakantiedagen hebben op 1 januari 2023:
  Houden het recht op het huidige verlof tot einde dienstverband.

Verlofsparen
Vanaf 1 januari 2022 kunnen medewerkers bovenwettelijke vakantie-uren inzetten voor verlofsparen. Verlofsparen geeft medewerkers de mogelijkheid om hun verlof beter aan te passen aan hun loopbaanfase en specifieke privé-werkomstandigheden. Werkgevers en vakbonden willen hiermee medewerkers helpen om gedurende hun hele loopbaan - van begin tot eind - vitaal te blijven. In totaal kan er maximaal 100 weken (3600 uur) gespaard worden (inclusief andere vormen van verlof).

Bovenwettelijk sociale zekerheid
Partijen gaan gedurende de looptijd van de cao samen onderzoek doen naar nut en noodzaak van de huidige aanvullingen op de sociale zekerheid voor arbeidsongeschikte medewerkers. Het gaat hierbij om de bijdrage van de cao-afspraken aan zowel inkomenszekerheid als re-integratie van arbeidsongeschikte medewerkers.

Pensioenakkoord
Op 12 januari 2021 is het wetsvoorstel ‘Bedrag ineens, RVU en verlofsparen’ aangenomen door de Eerste Kamer. Dit wetsvoorstel is onderdeel van het pensioenakkoord. Drie maatregelen uit dit akkoord zijn in het wetsvoorstel uitgewerkt. Van de drie maatregelen heeft alleen de verruiming van de RVU-mogelijkheden (RVU-vrijstelling) invloed op Zaanstad. De RVU-vrijstelling is een tijdelijke maatregel voor de jaren 2021 tot en met 2025. Deze maatregel houdt in dat de werkgever met een medewerker afspraken kan maken over eerder stoppen met werken zonder dat de regeling aangemerkt wordt als een RVU (regeling vervroegde uittreding). Daardoor blijft RVU-heffing van 52% uit. Wel geldt een maximum bedrag voor de vrijstelling. Daarnaast geldt de regeling voor medewerkers die binnen drie jaar (36 maanden) hun AOW-gerechtigde leeftijd bereiken.

De directie heeft besloten geen generieke regeling op basis van het pensioenakkoord vast te stellen. Wel vindt zij dat maatwerk toegepast kan worden om te zorgen dat elke medewerker in Zaanstad op een vitale manier zijn/haar pensioengerechtigde leeftijd kan bereiken en indien nodig de organisatie (gedeeltelijk) eerder kan verlaten. De RVU-vrijstelling is in het bijzonder bedoeld voor oudere medewerkers die zwaar werk doen. Dit speelt met name op de afdelingen Stadsbeheer en Onderhoud en Wijkbeheer en Onderhoud. Met medewerkers waarvan de verwachting is dat zij niet gezond en productief de pensioenleeftijd gaan halen worden individuele gesprekken gevoerd over mogelijke maatwerkoplossingen.

Fiscale uitruil van reiskosten
Eén van onze arbeidsvoorwaarden is de uitruil woon-werkverkeer. Dit wordt ook wel de fiscale uitruil van reiskosten genoemd. Fiscaal uitruilen leidt tot belastingvoordeel voor de medewerker. Op die manier komen we tegemoet aan de reiskosten die medewerkers maken. De hoogte van de uitruil werd eerder o.a. gebaseerd op een vast reispatroon. Sinds het begin van de coronacrisis werken we echter zoveel mogelijk thuis. Het Ministerie van Financiën heeft daarom besloten dat de uitruil woon-werkverkeer alleen nog mogelijk is over daadwerkelijke reisdagen. In 2021 en 2022 hebben we het daarom mogelijk gemaakt voor medewerkers om werkelijke reisdagen door te geven en op basis hiervan uit te ruilen.

Tegemoetkoming OV reiskosten
In 2020 hebben we met de vakbonden in het Lokaal Overleg een voorlopig onderhandelingsresultaat bereikt over een tegemoetkoming in de OV reiskosten. In de begroting voor 2021 is hiervoor geld vrij gemaakt. De voorgestelde tegemoetkoming betekent een bijdrage in de reiskosten van het openbaar vervoer (OV) vanaf 10 km t/m 40 km woon-werkreis. Daarnaast blijft de huidige uitruil (deels) van kracht. Door de coronamaatregelen heeft het reizen van en naar werk voor veel collega’s echter een heel ander patroon gekregen. De ingangsdatum van deze regeling is daarom opgeschoven naar 1 januari 2022.

Eenmalige uitkering als blijk van waardering
Bij het salaris van oktober 2021 hebben alle medewerkers met een vaste of tijdelijke arbeidsovereenkomst € 100 netto ontvangen, ongeacht het aantal contracturen. Hiermee wil Zaanstad alle medewerkers een blijk van waardering geven voor hun inzet en flexibiliteit in deze corona-periode.

Jaarverslag integriteit

Inleiding
Het jaarverslag integriteit laat zien hoe invulling is gegeven aan het integriteitsbeleid in 2021. Het gaat daarbij ook om omgangsvormen. We hebben het in dit jaarverslag over beleid en kaderstelling, bewustwording en preventie, advisering, handhaving en afdoening.

Bij het verslag zit een geanonimiseerd overzicht van het aantal integriteitsschendingen in 2021, de aard van de schending en hoe deze schendingen zijn afgedaan. Het is belangrijk om vermoedens van schendingen, de aard van het daaropvolgend onderzoek en de afdoening gelijkluidend te registreren. Hierdoor krijgt het management inzicht in de aard en de omvang van integriteitsschendingen en kunnen we maatregelen nemen om schendingen in de toekomst te voorkomen.

Daarbij zorgt maatschappelijke aandacht voor integriteit er voor dat het ongeloofwaardig overkomt als een organisatie stelt geen tot weinig meldingen te kennen. Inzicht in het aantal meldingen en de afhandeling hiervan, wordt daarmee steeds meer gezien als een teken van een goed functionerend integriteitsbeleid.

Meldingen
Een goede en betrouwbare registratie van (vermoedens van) integriteitsschendingen en de afhandeling ervan zorgt voor een duidelijk beeld van de aard en omvang van de integriteit van de overheid. Met een uniforme manier van registreren zorgen we ervoor dat de aard en omvang van integriteitsschendingen zich baseren op feiten in plaats van waarnemingen.

De gemeente Zaanstad biedt diverse manieren om een vermoeden van integriteitsschending  aan te kaarten. De melder wordt daarbij zo goed mogelijk ondersteund. Het meldpunt integriteit is belegd bij de coördinator integriteit. Medewerkers, bestuurders, raadsleden en inwoners van de gemeente Zaanstad kunnen  een vermoeden van een integriteitsschending melden bij het meldpunt integriteit. Daarnaast kunnen medewerkers vermoedens van integriteitsschendingen vertrouwelijk bespreken met een vertrouwenspersoon.

In 2021 zijn 30 vermoeden van mogelijke integriteitsschendingen gemeld. In 24 gevallen bestond geen aanleiding voor een formele afdoening of nader onderzoek. De overige 6 meldingen zijn met een maatregel afgedaan, waarvan 2 met een disciplinaire maatregel en in de situaties waarbij geen maatregel is opgelegd zijn functioneringsafspraken gemaakt.

Aard van signaal of vraag is als volgt onderverdeeld

Vertrouwenspersonen
Een vertrouwenspersoon ondersteunt en adviseert de medewerker bij lastige of ongemakkelijke situaties. In 2021 werken we met 4 vertrouwenspersonen. Zij kunnen benaderd worden door alle medewerkers. De coördinator integriteit is verantwoordelijk voor de werving en selectie, zorgt voor bijscholing en intervisie en is sparringpartner bij lastige praktijkgevallen. Maandelijks is er afstemming overleg tussen de vertrouwenspersonen en de coördinator integriteit.

In 2021 hebben 29 medewerkers een beroep gedaan op één van de 4 vertrouwenspersonen. Met deze 29 mensen zijn meerdere gesprekken gevoerd. In totaal 42. Ten opzichte van 2020 is in 2021 het totaal aantal gesprekken gedaald met 30. Net als in voorgaande jaren hadden in 2021 de meeste meldingen bij de vertrouwenspersonen betrekking op ongewenste omgangsvormen en problematiek in de personele en organisatie-sfeer. Wanneer medewerkers geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen, ging het in de voorkomende gevallen om pesten en roddelen.

Aard van gesprekken onderverdeeld.

Vergeleken met voorgaande jaren zijn er in 2021 minder gesprekken gevoerd door de vertrouwenspersonen.  Het is voor ons niet duidelijk waar dit aan ligt. Het kan te maken hebben met de coronapandemie waarbij er vooral thuis gewerkt is. Echter dit was in 2020 ook voor een groot deel van het jaar aan de orde.

Introductieprogramma met ambtseed en training morele oordeelsvorming
Vanaf september 2010 leggen alle nieuwe ambtenaren verplicht de ambtseed af. Zonder ambtseed (en zonder overleggen van de VOG) wordt de arbeidsovereenkomst ontbonden. Vanaf 2018 maakt dit, net als de training Morele Oordeelsvorming, deel uit van het introductieprogramma. In 2021 hebben 162 van de 197 nieuwe medewerkers van Zaanstad de training Morele Oordeelsvorming gevolgd. De overige 35 medewerkers worden uitgenodigd in 2022. In 2021 hebben 194 medewerkers de ambtseed afgelegd.

Nevenwerkzaamheden
Het is goed dat ambtenaren bestuurswerk en vrijwilligerswerk doen. Betaald of onbetaald, dat maakt geen verschil. Zo leer je nieuwe dingen en weet je wat er omgaat in de samenleving. Maar soms roept een nevenwerkzaamheid vragen op. Daarom zijn de medewerkers verplicht nevenwerkzaamheden te melden en toestemming te vragen als hiermee de vervulling van hun functie in het geding komt of die werkzaamheden de belangen van de gemeente kunnen raken. Aan de toestemming kunnen beperkingen of voorwaarden worden verbonden. Per 31 december 2021 staan er 53 medewerkers geregistreerd die toestemming hebben gevraagd en gekregen voor het doen van nevenwerkzaamheden.

Actualisering beleid
Een van de acties uit het meerjarige plan van aanpak was het vernieuwen van de gedragscode voor ambtenaren. In december 2021 is de nieuwe gedragscode voor medewerkers vastgesteld.